Integracja sklepu z fakturownia.pl – moduł do zautomatyzowanego zarządzania wystawianiem faktur i korekt

Integracja i rozbudowa funkcjonalności

Integracja sklepu naszego Klienta z fakturownia.pl to tylko część zadania, które realizowaliśmy dla naszego klienta. Przygotowany przez nas moduł, poza standardowymi dokumentami sprzedaży, obsługuje również wystawianie faktur korygujących do zwrotów i zwrotów częściowych. To bardzo przydatne narzędzie, ułatwiające zarządzanie sprzedażą, szczególnie jeśli mamy do czynienia z większą ilością transakcji.  

Konfiguracja modułu

Po integracji z systemem i wdrożeniu modułu, w szczegółach zamówienia, dostępnych z poziomu panelu administracyjnego e-sklepu, można:

• zobaczyć wystawiony dokument sprzedaży,
• anulować dokument sprzedaży,
• wystawić dokument korygujący.

Wystawianie, korekta i anulowanie faktur w panelu zarządzania

Ale kluczową kwestią jest tutaj nie sama integracja sklepu z fakturownia.pl, ale automatyzacja procesów, którą moduł umożliwia.

Mapowanie statusów zamówień i automatyzacja procesów

Moduł działa w oparciu o mapowanie statusów zamówień – o ich praktycznym wykorzystaniu będziemy jeszcze pisać w dalszej części tekstu. Mapowanie, a konkretniej mówiąc wyniki tego procesu, to dodatkowa funkcjonalność, która pozwala na zdefiniowanie daty sprzedaży. Na tej podstawie możliwe jest uruchomienie crona czyli programu używanego do harmonogramowania zadań. Cron najczęściej wykorzystywany jest do ich inicjowania we wskazanym czasie, również cyklicznie w określonych przedziałach czasowych. A zadaniami, o których w tym przypadku mowa, są: wystawienie dokumentu sprzedaży lub wystawienie korekty do dokumentu.

Statusy zamówień – konfiguracja 

Jak to działa w praktyce?

Podstawą działania modułu są statusy odnoszące się do zamówienia lub zwrotu. To w oparciu o nie system ustanawia zadanie do realizacji. Pierwsze to statusy zamówienia dla wystawienia faktury – na ich podstawie system wystawi fakturę. Drugie to statusy zwrotu do korekty – na ich podstawie będzie wystawiana jest korekta do faktury. Do realizacji tych dwóch zadań uruchamiane są crony – oczywiście w momencie, kiedy spełnione są określone warunki.

Statusy zamówień – widok z poziomu zakładki Zamówienia

W praktyce, od strony klienta i zarządzania systemem, wygląda to następująco. Zamówienia spływają do systemu. Co jakiś ustalony czas system sprawdza, czy wprowadzono do niego zmiany. Jeśli któremuś z zamówień zostanie przypisany określony status, dochodzi do automatycznego połączenia z fakturownia.pl i wystawienia dokumentu sprzedaży lub jego korekty. Dokumentem sprzedaży może być faktura – jeśli klient podał numer NIP lub paragon – jeśli NIPu brak. 

Jak przebiega korekta faktur w ramach zwrotów? 

Nasz klient, dla którego przygotowaliśmy moduł – obsługuje zwroty w zautomatyzowany sposób. Wykorzystuje do tego procesu udostępniony przez PrestaShop moduł RMA, służący do obsługi reklamacji oraz zewnętrzne aplikacje jeszcze bardziej automatyzujące cały proces. Klient, który chce dokonać zwrotu bądź reklamacji, posługuje się formularzem. Dalsza ścieżka zwrotu obsługiwana jest w specjalnym systemie. W momencie, kiedy administrator sklepu zmienia status zwrotu na zrealizowany, dla crona jest to sygnał, żeby wystawić  korektę faktury. Następnie jest ona udostępniana na koncie klienta i przesyłana na podanego przez niego maila. 

Automatyczna obsługa wystawiania faktur i korekt

Jeśli zamówienie lub zwrot przebiega prawidłowo, nie musimy podejmować żadnych działań – system, krok po kroku, zrealizuje wszystkie zadania związane z wystawieniem bądź korektą faktury. Dzieje się to automatycznie, bez potrzeby naszej zewnętrznej ingerencji. Ale, jeśli taka potrzeba jednak zajdzie, można zrobić to ręcznie z poziomu konkretnego zamówienia, wybierając opcję „wystaw fakturę” lub „wystaw korektę”.

Automatyzacja wystawiania faktur

Zobacz także:

Moduł „Wysyłka na sobotę” – jak działa?

Moduł do integracji SOTE Shop z Freshmail

Czy koszyk zakupowy w Twoim sklepie spełnia oczekiwania Klientów?