Freelancer vs Agencja Ecommerce – Kto Faktycznie Dowozi w Ecommerce?

Wyobraź sobie taką sytuację: Twój sklep na PrestaShop właśnie zalicza rekordowy ruch. Jest wtorek, godzina 20:00, kampania marketingowa hula w najlepsze, a Ty nagle zauważasz, że przycisk „dodaj do koszyka” przestał reagować. Dzwonisz do swojego Wykonawcy. Pierwszy raz, drugi, trzeci. Cisza.

Większość sklepów ecommerce zaczyna od współpracy z freelancerami. To naturalny krok – jest taniej, kontakt jest bezpośredni (póki jest), a faktura nie spędza snu z powiek. Ale w pewnym momencie rozwoju ecommerce dochodzisz do ściany, której jedna osoba – choćby była geniuszem kodu – po prostu nie przebije. Warto podkreślić, że wybór pomiędzy freelancerem a agencją ecommerce zależy w dużej mierze od etapu rozwoju Twojego sklepu.

Rynek IT jest bezlitosny dla optymistów. Aż 7 na 10 projektów IT nie kończy się w zaplanowanym czasie. Co gorsza, raporty branżowe wskazują, że zaledwie 29,7% projektów jest realizowanych w założonym budżecie. W świecie, gdzie już 93% internautów robi zakupy online, każdy dzień opóźnienia czy błąd w koszyku to realne straty, których nie nadrobisz nawet najlepszym marketingiem.

Zarówno współpraca z freelancerami, jak i z agencją ecommerce, mają swoje wady i zalety. Pojawia się pytanie, które rozwiązanie wybrać na danym etapie rozwoju firmy? Ostatecznie, wybierając partnera do współpracy, warto podjąć świadomą decyzję, która będzie najlepiej odpowiadać potrzebom Twojego biznesu. Jak zatem wybrać, co jest lepsze dla Twojego sklepu internetowego?

Wstęp do ecommerce

Ecommerce to dziś nie tylko modne hasło, ale realna siła napędowa gospodarki. Sklepy internetowe rosną w siłę, a konkurencja w sieci jest większa niż kiedykolwiek wcześniej. Właściciele firm, którzy chcą zaistnieć w świecie commerce, stają przed kluczowym pytaniem: komu powierzyć rozwój swojego sklepu internetowego? Czy lepszym wyborem będzie agencja, freelancer, skupienie się na marketingu, a może SEO? Każde z tych rozwiązań ma swoje zalety i wady, a podjęcie właściwej decyzji może przesądzić o sukcesie lub porażce w e-commerce. W dzisiejszym artykule przyjrzymy się bliżej, jak wygląda współpraca z agencją i freelancerem, by pomóc Ci wybrać opcję najlepiej dopasowaną do Twojego biznesu.

Samotny wilk vs. zespół – gdzie leży różnica?

Freelancer to często pasjonat i świetny specjalista. Freelancer pracuje samodzielnie i zazwyczaj dysponuje mniejszym zespołem, co przekłada się na większą elastyczność, niższe koszty oraz bardziej indywidualne podejście do projektu.

Freelancerzy mogą oferować szybszy czas reakcji na zmiany w projekcie, jednak mają ograniczone zasoby i nie zawsze są w stanie zrealizować skomplikowane projekty samodzielnie. Takie rozwiązanie sprawdza się szczególnie przy mniejszych zleceniach wymagających indywidualnego podejścia.

Umówmy się – wielu z nas zaczynało w pojedynkę i wiemy, ile serca można włożyć w projekt, siedząc nad kodem do późnej nocy. Jednak w pewnym momencie rozwoju ecommerce pojawia się wyzwanie, którego nie przeskoczy nawet najbardziej utalentowany „samotny wilk”: biologia i zdarzenia losowe.

Ryzyko „pojedynczego punktu styku”

W biznesie istnieje pojęcie „bus factor” – czyli ile osób musi wpaść pod autobus (odpukać!), żeby projekt stanął w miejscu. U freelancera ten współczynnik wynosi 1. Jeśli Twój Wykonawca zachoruje, wyjedzie na zasłużone wakacje bez zasięgu albo po prostu poczuje wypalenie, Twój sklep zostaje bez opieki. Dodatkowo, freelancer sam ustala swoje godziny pracy, co może wpływać na jego dostępność i terminowość realizacji zadań. W ecommerce, gdzie każda godzina niedostępności to konkretna kwota, której nie zarobiłeś, taka sytuacja to realne ryzyko finansowe.

Perspektywa agencji: wiedza, która nie idzie na urlop

Przejście pod skrzydła agencji to moment, w którym przestajesz kupować „czas konkretnego człowieka”, a zaczynasz inwestować w ciągłość procesów. Główną siłą zespołu nie jest bowiem liczba ludzi w biurze, ale przepływ wiedzy między nimi.

W profesjonalnie ułożonej agencji wiedza o Twoim sklepie nigdy nie jest „zakładnikiem” jednej głowy. Nawet jeśli Twój główny programista idzie na zasłużony urlop, projekt nie staje w miejscu. Dlaczego?

• Pamięć instytucjonalna: Zamiast improwizacji, profesjonalne zespoły opierają się na dokumentacji. Przykładowo, u nas standardem jest korzystanie z bazy ponad 1600 stron procedur i instrukcji. To sprawia, że każdy kolejny programista wchodzący do projektu dokładnie wie, jakie rozwiązania zostały zastosowane i dlaczego. To bezpieczeństwo, którego nie da się zbudować w pojedynkę.
• Podział ról (specjalizacja): W modelu agencyjnym programista może skupić się na tym, co robi najlepiej – pisaniu czystego kodu. Od kontaktu z Klientem, pilnowania terminów i tłumaczenia technicznego żargonu na ludzki język jest dedykowany koordynator. Dodatkowo, w strukturze agencji funkcjonuje manager projektu, który nadzoruje pracę specjalistów oraz koordynuje działania całego zespołu ludzi, dbając o sprawny przepływ informacji i szybkie reagowanie na ewentualne problemy. Agencje mają także dedykowane zespoły do zarządzania i koordynacji działań, co zwiększa stabilność i przewidywalność realizacji projektów. Takie rozgraniczenie sprawia, że komunikacja jest płynna, a Ty nie musisz się zastanawiać, czy Twoja wiadomość nie zginęła w gąszczu linii kodu.
• Wspólne doświadczenie: Agencja to suma setek tysięcy godzin spędzonych na rozwiązywaniu problemów, które dla freelancera mogą być nowością. To pozwala unikać „odkrywania koła na nowo” na koszt Klienta.

Dodatkowo, agencje ecommerce dysponują zespołem specjalistów. Dzięki większym zasobom technologicznym mogą inwestować w rozwój i automatyzację usług, zapewniając wyższy poziom obsługi i skuteczniejsze rozwiązywanie problemów.

Wybór agencji to de facto wybór spokoju ducha. To świadomość, że za Twoim sklepem ecommerce stoi system naczyń połączonych, który dowozi projekt niezależnie od sezonu chorobowego czy wakacyjnego.

Ile faktycznie kosztuje „taniej”? O pułapkach samej stawki godzinowej

Zacznijmy od faktów, których nie ma co pudrować: stawka godzinowa freelancera prawie zawsze będzie niższa niż agencji. To prosta matematyka wynikająca z braku kosztów biura, rozbudowanej infrastruktury czy wsparcia administracyjnego. Jeśli patrzysz wyłącznie na tę jedną liczbę, wybór wydaje się oczywisty. Jednak w biznesie takim jak ecommerce, który nigdy nie zasypia, warto przeliczyć coś znacznie ważniejszego niż sucha stawka: koszt nieprzewidywalności. Warto jednak pamiętać, że freelancer freelancerowi nierówny – różnią się oni doświadczeniem, zakresem oferowanych usług oraz wiarygodnością, co ma bezpośredni wpływ na jakość współpracy i zadowolenie klientów.

Niższa faktura na koniec miesiąca to tylko jedna strona medalu. Warto wziąć pod uwagę obszary, w których „oszczędność” często generuje dodatkowe wydatki:

• Twój czas jako Project Managera – Współpracując z jedną osobą, to Ty zazwyczaj musisz pełnić rolę koordynatora. Jeśli spędzasz 3 godziny w tygodniu na tłumaczeniu detali technicznych, pilnowaniu terminów i sprawdzaniu, czy zadanie w ogóle ruszyło, musisz doliczyć koszt swojej roboczogodziny do stawki Wykonawcy.
• Brak „podwójnej pary oczu”  – Freelancer rzadko ma kogoś, kto sprawdzi jego kod przed wdrożeniem (tzw. code review). Efekt? Błąd, który „wyjdzie” na produkcji w sobotę wieczorem, może kosztować więcej niż kilka godzin pracy senior programisty w agencji.
• Brak wsparcia 24/7 – Freelancerzy rzadko oferują wsparcie w sytuacji nagłych pożarów i sytuacji kryzysowych. Płatność przestała działać w środku nocy? Agencja będzie mieć kogoś, kto wesprze Twój sklep. Freelancer zapewne zajmie się tematem dopiero rano – albo skasuje podwójną stawkę za wsparcie w godzinie kryzysu. Warto pamiętać, że freelancer sam ustala swoje godziny pracy, co może wpływać na jego dostępność. Z drugiej strony, freelancerzy często oferują szybszy czas reakcji na zmiany w projekcie, ponieważ mają mniejszy zespół i większą elastyczność.
• Dług technologiczny i brak dokumentacji – Samodzielni specjaliści często stosują „skróty”, które działają tu i teraz, ale blokują rozwój sklepu w przyszłości. Brak opisanych standardów sprawia, że przy próbie rozbudowy sklepu inny programista może rozłożyć ręce, mówiąc: „musimy napisać to od nowa”.
• Koszt niedostępności – W pojedynkę trudno o pełną responsywność. Choroba czy urlop jednej osoby to całkowity przestój Twojego projektu.
• Wykonywanie zadań, nie partnerstwo – Freelancer nie będzie dbał o Twój sklep i jego rozwój, nie zajmie się analizowaniem, co można w nim ulepszyć. To Twoja działka. On wykona zadania, które mu zleciłeś. W agencji podejście bywa bardziej partnerskie – koordynatorzy prowadzą Cię i sugerują rozwiązania, o których sam mogłeś nie pomyśleć.

W profesjonalnych zespołach dąży się do wyeliminowania tej przypadkowości. Dlatego w Convertis stawiamy na mierzalność: 83% naszych zadań dowożonych jest w terminie, a 85% mieści się w pierwotnym budżecie. Nie chodzi o to, by płacić „za markę”, ale za standard, w którym płacisz za godzinę pracy merytorycznej, a nie za poprawianie błędów wynikających z braku procesów czy kontroli jakości. Ostatecznie w ecommerce najdroższa jest ta godzina, która nie przyniosła efektu na czas.

Porównanie: Freelancer vs Agencja

Werdykt: Kogo wybrać?

Nie ma jednej dobrej odpowiedzi.

• Jeśli prowadzisz mały, hobbystyczny projekt – freelancer będzie strzałem w dziesiątkę, zwłaszcza gdy potrzebujesz wsparcia w realizacji konkretnej wizji lub elastyczności.
• Jeśli jednak Twój ecommerce generuje realne obroty, potrzebujesz stabilizacji.

Oczywiście zalety agencji to szerszy zakres usług, profesjonalna obsługa, dedykowany zespół oraz wsparcie w długofalowej strategii. Agencje zapewniają kompleksową obsługę projektów, co jest szczególnie korzystne dla większych sklepów wymagających długoterminowej współpracy i strategicznego podejścia do marketingu. Jeśli potrzebujesz kompleksowej obsługi lub wsparcia w rozwoju sklepu, warto współpracować z agencją, która może zaoferować kompleksowe podejście do ecommerce i marketingu.

Przed podjęciem decyzji sprawdź ofertę i doświadczenie potencjalnych partnerów – zarówno freelancerów, jak i agencji. Wybór między freelancerem a agencją ecommerce zależy od Twojego budżetu, wymagań i długoterminowej wizji rozwoju sklepu. Decyzja powinna uwzględniać rozmiar sklepu, budżet, potrzeby strategiczne oraz dostępny czas na zarządzanie projektem.