Integracja z ERP w ecommerce B2B: Jak uniknąć „zatoru” w Twojej kuchni? #130
Twoja integracja z ERP kuleje, a procesy wciąż opierają się na ręcznym przepisywaniu danych, wzrost sprzedaży zamiast zysków przyniesie paraliż firmy.
System ERP i platforma ecommerce muszą stanowić jeden, sprawnie działający organizm. Oto jak mądrze podejść do tego procesu, unikając pułapek długu technologicznego.
Czym jest system ERP?
W największym skrócie Enterprise Resource Planning, czyli system ERP, to cyfrowe serce Twojej organizacji. Jest to nowoczesny system informatyczny, który integruje wszystkie kluczowe obszary działania firmy – od finansów i księgowości, przez zakupy, aż po gospodarkę magazynową i zarządzanie produkcją. Oprogramowanie klasy ERP służy jako centralne źródło prawdy: to tutaj przechowywane są bazy produktów, stany magazynowe oraz dane o kontrahentach. W kontekście ecommerce, system klasy ERP jest fundamentem, który umożliwia płynną wymianę informacji między tym, co widzi klient na stronie, a tym, co faktycznie dzieje się w magazynie i dziale księgowości.
1. Dług technologiczny – gdy zaplecze nie nadąża za sprzedażą
Wiele firm odkłada wdrożenie nowoczesnych rozwiązań, łatając braki kadrowe nadgodzinami. Wojciech Nowak z Convertis trafnie porównuje to do restauracji: „Najpierw trzeba sprawdzić sobie kuchnię, żeby przyjmować super zamówienia”.
Jeśli Twoje oprogramowanie klasy ERP (nawet popularny program handlowo magazynowy jak Subiekt czy Optima) nie wymienia danych w czasie rzeczywistym, ryzykujesz „świecenie towarem”, którego fizycznie nie ma na półce. Integracja systemów ERP musi eliminować wąskie gardła, takie jak ręczne wypisywanie listów przewozowych czy fakturowanie „z palca”. Bez tego, przy większej skali, efektywność operacyjna drastycznie spada – pracownicy zaczynają sobie przeszkadzać, a koszty rosną szybciej niż marża.
2. Granulacja zamówień: Dlaczego potrzebujesz automatyzacji?
Jednym z najciekawszych zjawisk w ecommerce B2B jest tzw. granulacja zamówień. Klienci biznesowi, mając łatwy dostęp do platformy, przestają zamawiać raz w miesiącu na palety, a zaczynają składać małe zamówienia paczkowe kilka razy w tygodniu.
Dla logistyki to rewolucja, która wymusza automatyzację procesów:
- Automatyczne pobieranie i fakturowanie zamówień przez system informatyczny staje się koniecznością.
- Magazyn musi przejść z wysyłek paletowych na procesy typu multi-order picking (zbieranie wielu zamówień naraz).
- Integracja systemów z kurierami musi zastąpić ręczne generowanie etykiet.
To tutaj nowoczesny system ERP pokazuje swoją wartość, umożliwiając efektywne zarządzanie rozdrobnionym strumieniem towarów.
3. System-to-system: Jak zatrzymać lawinę zamówień?
Integracja ERP bezpośrednio z systemem klienta to miecz obosieczny. Z jednej strony to płynna wymiana informacji, z drugiej – ryzyko „lawiny” mikro-zamówień. Źle skonfigurowany automat u klienta może wysyłać zapytanie o każdą brakującą sztukę towaru osobno.
Rozwiązaniem jest inteligentna integracja, która:
- Stosuje bezpieczniki i agreguje zamówienia w tzw. fale (waves).
- Umożliwia zarządzanie zleceniami tak, by łączyć je w jedną wysyłkę na koniec dnia.
- Zapewnia indywidualne ceny i stany magazynowe widoczne dla klienta bez obciążania wydajności systemu.
4. „Paperless is moneyless” – cyfrowy obieg dokumentów
W ecommerce B2B papier to ukryty koszt. To nie tylko koszt ryzy papieru, ale błędy ludzkie i opóźnienia.
Prawidłowy proces integracji powinien dążyć do pełnej cyfryzacji:
- Automatyczny eksport faktur do systemów finansowych.
- Eliminacja papierowych WZ-ek na rzecz terminali mobilnych.
- Lepsze zarządzanie dokumentacją dzięki połączeniu ERP z innymi narzędziami (np. WMS).
Quick Win: Przegląd stawek kurierskich i kosztów opakowań raz w roku. Przy rosnącej granulacji zamówień, optymalizacja kosztu kartonu o 30% może przynieść gigantyczne oszczędności, które sfinansują dalszy rozwój systemu.
5. Czynnik ludzki: Handlowiec jako doradca, nie sekretarka
Częstą obawą przy wdrażaniu platformy ecommerce jest lęk handlowców o pracę. Nic bardziej mylnego. Integracja systemów uwalnia ich od roli „wklepywaczy zamówień”.
Dzięki temu, że system klasy ERP pilnuje aktualnych danych o stanach i płatnościach, handlowcy mogą stać się edukatorami i doradcami. Budują relacje, zamiast sprawdzać w systemie, „czy towar dojechał z kontenerem”. Co więcej, przejście na lżejsze paczki (granulacja) sprawia, że praca na magazynie staje się dostępna dla szerszej grupy osób, co rozwiązuje problemy z rekrutacją w dużych firmach.
Podsumowanie: Postaw na MVP
Przy integracji z ERP nie szukaj od razu rozwiązania idealnego. Podejście MVP (Minimum Viable Product) jest doskonałą decyzją biznesową. Lepiej mieć system „wystarczająco dobry”, który już zarabia i zbiera dane, niż latami budować skomplikowany kombajn, który zestarzeje się przed uruchomieniem.
Twoja firma potrzebuje płynnej wymiany danych, by rosnąć zdrowo. Wystarczy skorzystać z doświadczenia partnerów, którzy rozumieją, że ecommerce B2B to nie tylko strona internetowa, ale przede wszystkim sprawny proces w Twoim przedsiębiorstwie.
