Na co musisz się przygotować przenosząc sklep na nowy serwer? Case study migracji Elwix.pl
Przeniesienie sklepu z serwera na serwer nie wydaje się, z perspektywy specjalistów, skomplikowanym przedsięwzięciem, jeśli cały proces jest dobrze przemyślany i zaplanowany. Na pewno zgodzi się z tym także wielu e-commerce managerów i właścicieli e-sklepów. Ale zdarzają się przypadki odbiegające od standardów, do których przywykliśmy. Historię takiej właśnie, mniej standardowej migracji dziś opiszemy.
Dlaczego taki temat?
Zmiana serwera na inny i migracja danych to proces na tyle ważny i wielopoziomowy, że po prostu musi być ustrukturyzowany i właściwie przygotowany. Ale nawet jeśli całość jest dokładnie zaplanowana, to po drodze można zderzyć się z problemami niezależnymi od naszych działań. Choć tych problemów nie można przewidzieć, to w pewnym stopniu można przygotować się i uodpornić na nie. Opisując niełatwy przypadek zmiany serwera dla sklepu Elwix.pl, opowiemy również o tym:
- jakie problemy może generować serwer, który niepoprawnie działa;
- co jest najważniejsze w procesie migracji – na jakie elementy i działania zwrócić uwagę;
- czy istnieją serwery idealne i czym kierować się wybierając nowy serwer.
Efekty naszej pracy
Dzięki współpracy z nami klient zyskał:
- Nowy serwer, w którego wyborze pomagaliśmy, znacznie lepiej odpowiada na potrzeby Klienta – działa stabilnie pod względem technicznym; ma pojemność zgodną z potrzebami wszystkich trzech sklepów; komunikacja z usługodawcą i obsługa klienta są na zadowalającym poziomie.
- Skróciliśmy do minimum czas niedostępności sklepów dla Klienta końcowego podczas przenoszenia danych na inny serwer; przeniesienie trzech sklepów i kilkudziesięciu skrzynek trwało bardzo długo.
- Pomimo nieoczekiwanych sytuacji i problemów generowanych przez stary serwer podczas przeniesienia, proces udało się zamknąć w zbliżonym do zakładanego terminie.
Dlaczego klient jest zadowolony ze współpracy?
- Dzięki zmianie serwera sklepy działają stabilniej; wyeliminowane zostały liczne problemy, które generował stary serwer.
- Nowy serwer pozwala na wdrażanie bardziej optymalnych rozwiązań, bardziej efektywną pod względem czasu i kosztów pracę; uwzględnia perspektywę rozwojową sklepów.
- Szybko i skutecznie reagowaliśmy na problemy, które pojawiały się podczas procesu przeniesienia.
Zmiana serwera – Elwix
Elwix.pl jest autoryzowanym przedstawicielem bardzo popularnych i cenionych za jakość marek odzieży i butów: Wrangler, Lee, Levi’s, Mustang, Eastpak. Jest także oficjalnym dystrybutorem marki Vans. Firma posiada 13 sklepów stacjonarnych, 3 strefy marek na Allegro oraz 3 sklepy internetowe, które są pod opieką Convertis.
Główne wyzwania
Jako długoletni partner naszego Klienta mogliśmy sami przekonać się o trudnościach, które podczas pracy generował stary serwer. Klient nie posiadał w całości własnego serwera, a dedykowany hosting, który miał obsłużyć trzy sklepy. Udostępniona w ramach hostingu przestrzeń na serwerze nie była już wystarczająca na ich potrzeby. A to generowało problemy techniczne. Zdarzały się również krótkie, ale widoczne przerwy w działaniu serwera, choć należał on do jednego z większych i popularniejszych na rynku dostawców usługi. Jaki miało to wpływ na codzienne, realne działanie sklepów?
Przeciążenia w kluczowych momentach
Niektóre produkty z oferty naszego Klienta mają charakter sezonowy. W szczycie sprzedażowym, czyli wtedy, kiedy najważniejsze jest, by wszystko działało bez zarzutu, serwer nie mógł obsłużyć dużego ruchu. Ponadto sprzedaż rosła z roku na rok, więc ten problem stawał się coraz poważniejszy.
Ograniczenia techniczne
Błędy i ograniczenia techniczne, które pojawiały się coraz częściej, uniemożliwiały nam efektywną pracę. Oznacza to również dodatkowe koszty, które ponosił Klient. Po pierwsze, wiązały się one z “gaszeniem pożarów” czyli pilnymi działaniami naprawczymi, po drugie, ze względu na pojawiające się błędy, prace na tym serwerze zajmowały zwyczajnie więcej czasu. Jednocześnie, podczas wielu prac, jak mantra, zaczęło pojawiać się ostrzeżenie: “Ale uwaga, bo serwer…”. Przez jego niepoprawne działanie byliśmy zmuszeni tworzyć obejścia, dedykowane rozwiązania, a czasem również rezygnować z konkretnych funkcjonalności.
Główne cele współpracy
- Wybór rozwiązania, które będzie dobrze dostosowane do potrzeb Klienta, umożliwi rozwój sklepów, obsłuży większy ruch.
- Zapewnienie stabilnej pracy trzem sklepom.
- Sprawne przeniesienie wszystkich danych.
Jak przebiegła współpraca
-
Przenoszenie sklepu z serwera na serwer to praca znacznie trudniejsza z perspektywy koordynacji całego procesu, niż działań stricte programistycznych. Bez analizy i szczegółowego planu działań, w tym określenia ryzyk, które mogą wystąpić (i często występują), trudno przeprowadzić go płynnie, szczególnie jeśli po drodze coś zaskakuje. Oto jak przebiegała migracja i jak reagowaliśmy na trudności.
-
Analiza serwera
Analiza serwera to pierwszy krok. Zanim podejmie się jakiekolwiek działania, trzeba mieć pewność, co jest na nim zamieszczone, jakie procesy zachodzą, jakie koszty generuje, jaka jest treść umowy hostingowej, jakie są możliwości zmiany, by można ją było przeprowadzić jak najbardziej sprawnie, bez przestoju w działaniu sklepu.W tym przypadku serwer działał przez 8 lat. Po tak długim czasie pamięć może zawodzić co do uruchomionych usług i ustawień. Wszystko to wymagało sprawdzenia. Była to dodatkowa trudność, a zadaniu poświęciliśmy sporo czasu.
-
Szczegółowy plan działań
Na zmianę serwera składa się wiele zależnych od siebie procesów, często toczących się jednocześnie. Serwera nie da się zmienić z dnia na dzień – szczególnie, jeśli mówimy o przeniesieniu tak dużych “projektów”, z jakimi w tym przypadku mieliśmy do czynienia. To zadanie, które wymaga dokładnego przemyślenia, opracowania szczegółowego planu działania – żaden element nie może umknąć. Trzeba zaplanować i wiedzieć, co i kiedy ma być zrobione i kto jest za to odpowiedzialny wraz z określeniem ryzyk, które na danym etapie mogą wystąpić. Właśnie dzięki takiemu podejściu i gotowości do szybkiej reakcji można mieć pod kontrolą problemy, które w zasadzie nikogo podczas migracji serwera nie omijają. Nie da się przewidzieć i wziąć pod uwagę wszystkiego.
-
Koordynacja pracy innych wykonawców - potencjalne zagrożenia
Przenoszenie sklepu na inny serwer to zadanie, które wykonuje kilka osób jednocześnie. Część z nich to ludzie, którzy nie pracują ze sobą na co dzień – to inni partnerzy i usługodawcy naszego Klienta. Dlatego poza jasno określonym planem działań, kluczowa jest także komunikacja. Jeśli jej zabraknie, albo z jakichś względów będzie ograniczona, z pozoru łatwe do rozwiązania sprawy mogą urosnąć do rangi poważniejszego problemu albo ich realizacja znacznie przeciągnie się w czasie.
W ramach tego projektu współpracowaliśmy z dwiema firmami dostarczającymi usługi integrujące sklepy z programem sprzedażowym oraz z dwoma administratorami – starego i nowego serwera. Proces wymagał zatem skoordynowania wspólnych działań kilku osób.
Trudności, które spowodowały opóźnienia względem założonego harmonogramu, wynikały znów z niepoprawnego działania starego serwera, który zrywał połączenia i uniemożliwiał przenoszenie plików na nowy serwer. Nie było to zresztą jedyne zaskoczenie, które nam zafundował. Problemy były poważne i wymagały pilnego naprawienia.
Podczas bieżącej obsługi wystarczającą i powszechnie praktykowaną formą komunikacji jest kontakt mailowy – czyli tzw. system ticketowy. Dzięki niemu komunikacja jest jasna, uporządkowana i udokumentowana. Ale w sytuacjach kryzysowych przestaje on być efektywny. Wtedy, najlepszym rozwiązaniem jest bezpośredni, telefoniczny kontakt ze specjalistą, który pracuje po stronie usługodawcy – znacznie ułatwia i przyspiesza rozwiązywanie trudności. Jednak firmy, a szczególnie duże podmioty, nie dają takiej możliwości. Nasza sytuacja nie była standardowa, wymagała szybkiej reakcji, na co kontakt mailowy ewidentnie nie pozwalał. Dopiero interwencja naszego project managera i jego determinacja uświadomiły usługodawcy wagę problemu i konieczność przeprowadzenia bezpośredniej rozmowy ze specjalistą.
-
Czyszczenie starego serwera
Niektórym może się to wydawać mechanicznym, mało istotnym procesem. Jednak w przypadku tego projektu czyszczenie starego serwera z niepotrzebnych plików pomogło nam oszacować potrzeby Klienta. Dzięki temu procesowi mieliśmy jasny obraz tego, ile miejsca na serwerze faktycznie zajmują sklepy. To z kolei pomogło w wyborze właściwej taryfy abonamentowej na nowym serwerze z uwzględnieniem niezbędnego zapasu.
Nasza rola
-
Opracowanie szczegółowego planu działania i koordynacja pracy kilku osób, w tym specjalistów z innych, zewnętrznych firm, które dostarczają określone usługi
Zmiana serwera i przenoszenie danych dotyczyło aż trzech sklepów i kilkudziesięciu skrzynek mailowych. Był to wyjątkowo duży projekt. Zanim powstał plan działania, poświęciliśmy wiele godzin pracy na konsultacje z Klientem i dopinanie wszystkich szczegółów. Musieliśmy dokładnie określić kto, za co i w którym momencie jest odpowiedzialny.
Dodatkowym wyzwaniem było przeprowadzenie integracji sklepów z dwoma programami sprzedażowymi. Oznaczało to konieczność zsynchronizowania pracy kilku osób, w tym specjalistów z zewnętrznych firm. Nad tym procesem również czuwaliśmy.
-
Reagowanie na problemy i wyzwania pojawiające się w trakcie procesu; gotowość do działania, szybkich reakcji
Jednym z największych wyzwań podczas przenoszenia serwera jest szybkie reagowanie na pojawiające się problemy – mniejsze i większe. To, że będziemy mieć z nimi do czynienia, jest w zasadzie pewne. Jest to tym trudniejsze, jeśli w cały proces zaangażowani są zewnętrzni specjaliści. Remedium na takie wyzwania jest szczegółowe przemyślenie struktury całego procesu, co ułatwia koordynację prac, również tych wynikających z niespodziewanych problemów czy błędów.
-
Doradztwo w wyborze serwera
Na rynku znajdziemy wielu dostawców usług serwerowych, oferujących serwery w najróżniejszych konfiguracjach (VPS-y, hostingi, serwery dedykowane, rozwiązania chmurowe – skalowane). Sami współpracujemy z kilkoma dostawcami, dzięki czemu mogliśmy zarekomendować te podmioty, z którymi, naszym zdaniem, współpracuje się najlepiej. Byli to zatem usługodawcy w dużym stopniu przez nas sprawdzeni. Klient zdał się na nasze doświadczenie.
A co klient mówi o efekcie współpracy?
- Bardzo dobrze zaplanowany i przygotowany proces.
- Szybkie reagowanie na problemy i gotowość do odpowiadania na trudności, które, pomimo szczegółowych analiz, trudno było przewidzieć.
- Dzięki dobrej koordynacji procesu, problemy – te spodziewane i te nieoczekiwane – były właściwie zaadresowane. Konkretne zadania trafiały do ludzi, którzy potrafili sobie z nimi poradzić.
A co mówi sam klient o wspólnie wypracowanych wynikach?
Jak najłatwiej wybrać serwer? Zadzwonić do Convertisu! Tak naprawdę nigdy w życiu nie zaryzykowałbym wybrania serwera, szukając w Internecie. Mam wiele projektów za sobą i jestem przyzwyczajony do wielu sytuacji kryzysowych, które mogą wystąpić; zawsze są problemy mniejsze, większe. Ja się ich nie boję pod warunkiem, że mam pod ręką zespół, który mi pomoże sprostać wyzwaniu. Co bym poprawił, jak bym przepinał jeszcze raz serwer? Termin urlopu! (…) Zaplanowane mieliśmy to bardzo dobrze, ale stary serwer zabrał nam trochę czasu (…). Wychodząc już do domu, miałem świadomość w głowie, że zostawiam z tym Mirka i na pewno będziemy w kontakcie wieczorem, czy na pewno się to uda jeszcze zrobić. Za chwile zaglądam do komputera – poszło! Dosłownie do godziny 16.00 w piątek, do ostatniego dnia mojej pracy wszystko zapięliśmy na ostatni guzik.”
Paweł Wołoszyn, Elwix.pl
3 rady dla Ciebie
- Podczas zmiany serwera, szczególnie w przypadku bardziej rozbudowanych sklepów, zawsze pojawiają się mniejsze lub większe trudności; nikt, nawet drobiazgowo planując, nie jest w stanie przewidzieć wszystkich szczegółów; najlepsza rada to bycie gotowym na reagowanie na trudności.
- Wybierając serwer przeanalizuj swoje potrzeby; serwer musi sprawdzić się przede wszystkim od strony technicznej; pamiętaj, że nie ma rozwiązań idealnych, które spełnią wszystkie Twoje oczekiwania, choć możesz wybrać spośród wielu dostawców i opcji; z doświadczenia wiemy, że warto decydować się na rozwiązania już przez kogoś sprawdzone.
- Wybierając usługodawcę dobrze stawiać na podmioty polecane, ale nie spośród największych i najmniejszych dostawców, ponieważ w ich przypadku obsługa Klienta (czas reakcji na problemy, komunikacja) zazwyczaj jest na niższym poziomie.
Chcesz być zadowolony
z efektów, jak ten Klient?
Pogadajmy o tym, czego potrzebujesz w swoim sklepie.
Wysyłając wiadomość zgadzam się z polityką prywatności.
Porozmawiajmy o Twoim sklepie Grzegorz Frątczak, CEO Convertis